Privacyverklaring - Coöperatie Opgewekt Houten

Inleiding
De bescherming van persoonlijke gegevens van onze medewerkers leden, geïnteresseerden, en overige contacten en websitebezoekers staat bij Coöperatie Opgewekt Houten hoog in het vaandel. Indien je op regelmatige basis updates nieuwsbrieven wil ontvangen, lid wil worden van de coöperatie, mee wil investeren in projecten of actief mee wil werken aan de doelen van de coöperatie, is het vaak noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren, te gebruiken en te delen.

Veranderingen in de werkwijze of procedures van de Coöperatie kunnen veranderingen met zich meebrengen in hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Wij zullen in dat geval deze privacyverklaring actualiseren. Lees hier hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. De coöperatie Opgewekt Houten U.A. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
De verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Je uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden van de coöperatie;
Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en deze respecteren.

De verantwoordelijke in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor de gegevensverwerking is de coöperatie Opgewekt Houten.

De grondslagen voor het verwerken van deze persoonsgegevens
De grondslagen voor het verwerken van deze persoonsgegevens zijn de volgende:

Het dienen van de belangen van de leden en geïnteresseerden. Leden hebben belang bij een correcte administratieve vastlegging en verwerking van hun investeringen, en correcte afhandeling van de daaraan verbonden voordelen (verrekening energiebelasting).
Geïnteresseerden en leden hebben belang bij een goede informatievoorziening over de coöperatie.
Het dienen van het belang van de coöperatie om de organisatie goed te kunnen besturen,o.a. met behulp van een ledenadministratie en een financiële administratie.
Het voldoen aan wettelijke vereisten t.a.v. het bestuur van een coöperatie.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Opgewekt Houten verwerkt de volgende gegevens van leden van de coöperatie, en geïnteresseerden in de coöperatie:

Naam, voornaam of initialen, adres, woonplaats, woonwijk, postcode, (mobiele) telefoonnummer, e-mailadres
Naam van jouw energieleverancier en het EON aansluitnummer van jouw elektriciteitsaansluiting
De naam van jouw vorige energieleverancier (indien van toepassing)
Het aantal participaties waarmee je deelneemt, en welk project het betreft
De startdatum van het lidmaatschap
Aanwezigheidslijsten van bijeenkomsten

Je kunt je als lid afmelden door ons een mail te sturen. We verwijderen dan al je gegevens uit onze administratie, tenzij je aangeeft dat je geen bezwaar hebt tegen het bewaren hiervan voor archiefdoeleinden.

Naast het opslaan van gegevens van leden en geïnteresseerden houden wij een register voor overige contacten bij. In dit register worden de namen en contactgegevens van bedrijven (toeleveranciers, serviceverleners, afnemers) en instanties (gemeente, andere coöperaties, enzovoorts) en hun vertegenwoordigers opgeslagen.

Doelen van de gegevensverwerking
Het opslaan en verwerken van deze gegevens heeft de volgende doelen:

Het uitvoeren van een leden- en financiële administratie.
Het onderhouden van contacten met de leden en geïnteresseerden, telefonisch, per post of per e-mail in verband met het lidmaatschap en/of het functioneren van de coöperatie.
Het organiseren van ledenbijeenkomsten zoals de algemene ledenvergadering.
Het toezenden van documenten, zoals informatiememorandi, notulen,ledenovereenkomsten of nieuwsbrieven.
Het faciliteren van de uitvoering van de Regeling Verlaagd Tarief die van toepassing is op de deelname door een lid in een project, zodat verrekening van de energiebelasting door een energieleverancier kan plaatsvinden.

Website en sociale media
Op onze website of andere sociale media worden alleen persoonsgegevens gepubliceerd na akkoord van de betrokkenen. De betrokkene kan van mening veranderen, en dan zullen alsnog zijn/haar gegevens op verzoek worden verwijderd.

De website maakt ook, op de achtergrond, automatische logbestanden aan als je een contactformulier invult. Deze zijn niet publiek toegankelijk of zichtbaar. Op verzoek zullen wij jouw persoonsgegevens uit deze logbestanden verwijderen.

Gebruik van fotomateriaal
Soms plaatsen wij een foto van een bijeenkomst, gebeurtenis of krantenbericht op onze site. Het is mogelijk dat een lid of geïnteresseerde daarin figureert. Als het een klein aantal mensen betreft dat duidelijk herkenbaar op de foto staat, zullen wij toestemming vragen tot publicatie bij de betrokkenen als zij bij ons bekend zijn. Betreft het een overzichtsfoto met vele personen, dan kan dit niet redelijkerwijs van ons worden verlangd.

Mensen die figureren op fotomateriaal kunnen ons verzoeken onherkenbaar te worden gemaakt of, als dit niet mogelijk is, de foto te verwijderen. Dit zal te allen tijde (in overleg) worden gehonoreerd.

Cookies
Opgewekt Houten gebruikt alleen technische en functionele cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Opgewekt Houten maakt verder gebruik van analytische cookies ( Google Analytics) om het verkeer en bezoekgedrag te analyseren van de website. De gegevens die dit oplevert worden anoniem bewerkt, en worden niet gedeeld met Google.

Tracking-cookies worden niet gebruikt.

Je kunt je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen.

Beveiligde verbinding
Onze website www.opgewekthouten.nl heeft een beveiligde verbinding (HTTPS/SSL). Deze website is in eigen beheer.

Het CRM-systeem
De persoonsgegevens (behalve de aanwezigheid bij bijeenkomsten) worden opgeslagen in een zogenaamd CRM (Customer Relationship Management) systeem, een informatiesysteem voor klantrelatiebeheer. Dit is een database die via een webbrowser interface ontsloten is. De verbinding met dit CRM is beveiligd via een HTTPS/SSL verbinding. De CRM is in eigen beheer.

Medewerkers van Opgewekt Houten kunnen toegang tot dit systeem krijgen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Alleen door het bestuur geautoriseerde medewerkers van Opgewekt Houten hebben toegang tot dit systeem.

Activiteiten in dit systeem (inzage en mutaties) worden vastgelegd in het systeem zelf. De autorisaties worden vastgelegd in een document. Het is mogelijk dat de gegevens van deze database gedownload worden naar een PC of ander soort computer door degenen die geautoriseerd zijn voor verdere verwerking, zoals het verzenden van e-mail berichten of opmaken van ledenlijsten. De gedownloade data wordt direct na gebruik door de betrokken medewerker van Opgewekt Houten weer verwijderd van zijn/haar computer. We zien erop toe dat ook deze computers adequaat beveiligd zijn.

Indirect kunnen leden en geïnteresseerden informatie toevoegen aan dit systeem door middel van de formulieren op de website van Opgewekt Houten. Zij kunnen geen gegevens inzien of wijzigen. Zij kunnen wel de coöperatie vragen deze gegevens de wijzigen of te verwijderen.

Een medewerker van de coöperatie beheert functioneel en technisch het CRM en heeft als taken:

Databeheer: het up-to-date en consistent houden van de data, het verwijderen van overbodige data;
Beheren van de functionele toegang tot het CRM;
Opstellen richtlijnen voor de technisch beheerder van het CRM en de beheerders van de computer waarop het CRM geïnstalleerd is;
De computertechnische beveiliging van het CRM ter bescherming van hackers en ander ongeautoriseerd gebruik;
Het maken en onderhouden van back-ups van de database en eventueel terugplaatsen van een back-up conform door de coöperatie opgestelde richtlijnen.

Bewaartermijnen
De coöperatie hanteert de volgende bewaartermijnen t.a.v. de persoonsgegevens:

Gegevens van leden in onze CRM : zolang het lidmaatschap voortduurt;
Gegevens van geïnteresseerden: zolang hiertegen geen bezwaar wordt gemaakt door de betrokken, of totdat deze gegevens verouderd blijken of totdat het bewaren van deze gegevens geen redelijk doel meer heeft;
Gegevens van aanwezigheidslijsten: Uw naam kan zijn vermeld in notulen of verslagen van bijeenkomsten of gebeurtenissen. Voor notulen geldt een wettelijke bewaartermijn, maar ze worden langer bewaard ter documentatie van de geschiedenis van de coöperatie;
Gegevens van oud-leden worden bewaard tenzij het oud-lid bij opzegging te kennen geeft dat deze moeten worden verwijderd.

Uitwisseling van persoonsgegevens
Coöperatie Opgewekt Houten deelt persoonsgegevens met energiebedrijven in het kader van de uitvoering van de Regeling Verlaagd Tarief. Met energiebedrijven worden alleen persoonsgegevens van hun eigen klanten gedeeld, die tevens lid zijn van de coöperatie. Dit gebeurt d.m.v. een
productieverklaring en (afhankelijk van de betrokken energieleverancier) in sommige gevallen een ondertekende schriftelijke verklaring waarmee de participant verklaart akkoord te gaan met de verwerking van persoonlijke gegevens door de energieleverancier voor de verrekening van de
energiebelasting.

In de productieverklaring zijn de volgende gegevens opgenomen:

Naam, adres, woonplaats
EAN nummer van de elektriciteitsaansluiting van de woning van het lid
Het aantal kWh dat door het zonnedak is opgewekt, en dat aan het lid wordt toegerekend op basis van het aantal gekochte participaties

De afnemer van de door Opgewekt Houten opgewekte energie is Greenchoice. Greenchoice biedt een vergoeding aan de coöperatie voor leden die ook klant zijn van Greenchoice. In het kader van deze regeling wisselt de coöperatie persoonsgegevens met Greenchoice uit. Dit betreft alleen leden
van de coöperatie die ook klant zijn bij Greenchoice. De privacy voorwaarden van Greenchoice kunnen worden gevonden op de website van Greenchoice.

Daarnaast is statutair vastgelegd (Art 3.5) dat ieder lid recht heeft op inzage in de ledenlijst. Jouw naam en adresgegevens kunnen op verzoek van leden met deze leden worden gedeeld. Verder zullen uitsluitend persoonsgegevens aan derden worden verstrekt indien wetgeving dat
vereist.

Het zijn jouw gegevens
We bewaren jouw gegevens tot je ons laat weten dat we ze moeten verwijderen. Je kunt ons altijd mailen als je wilt weten welke gegevens we van je bewaren of als je de gegevens wilt wijzigen of permanent wilt laten verwijderen. Neem hiervoor contact met ons op via info@opgewekthouten.nl.

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je altijd een brief schrijven en die sturen naar het onderstaande postadres. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je er met ons niet tot overeenstemming komt. Zie voor meer informatie over de AVG:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl